14 februari 2024 door Froukje van den Berg

Er is steeds meer behoefte aan flexibiliteit op de werkvloer. Flexplekken worden steeds populairder, maar veel kantoren zijn nog niet over de streep. Want hoe kan je een kantoor inrichten met flexwerkplekken? De voordelen van het inzetten van flexplekken zijn significant en maken de investering meer dan waard. Hieronder verkennen we wat flexplekken precies inhouden en welke voordelen ze opleveren voor jouw kantoorinrichting.

Wat zijn flexwerkplekken?

Flexwerkplekken op kantoor vormen een oplossing voor een dynamische werkomgeving. Hierbij krijgen medewerkers geen vaste werkplek, maar de vrijheid om op verschillende locaties binnen het kantoor te werken. Deze benadering speelt in op de behoefte aan flexibiliteit en ondersteunt hybride werkmodellen, waarbij werknemers afwisselend thuis en op kantoor werken. Bij het inrichten van flexwerkplekken zijn minder vaste werkplekken nodig, de samenwerking en communicatie wordt bevordert en de kantoorruimte wordt optimaal benut.

Wat maakt een goede flexwerkplek?

Het succes bij het inrichten van flexwerkplekken hangt af van verschillende aspecten die ervoor zorgen dat medewerkers werken in een productieve, gezonde en aangename werkomgeving. Deze aspecten zorgen ervoor dat medewerkers efficiënt en met plezier hun werk kunnen uitvoeren, ongeacht hun locatie binnen het kantoor. Hieronder verkennen we de cruciale punten die bijdragen aan de effectiviteit van een flexwerkplek, om productiviteit, efficiëntie en tevredenheid te ondersteunen.

Essentiële aspecten bij het inrichten van flexwerkplekken

• Technologische toegankelijkheid en connectiviteit

Een goede flexplek biedt de technologische mogelijkheid in te loggen op computersystemen of laptops eenvoudig aan te sluiten op schermen en andere randapparatuur. Een snelle en betrouwbare internetverbinding is cruciaal om moeiteloos te kunnen beginnen.

• Ergonomische meubels

Ergonomisch ontworpen meubels die aanpasbaar zijn aan de behoefte van verschillende gebruikers zijn essentieel. Dit omvat in hoogte verstelbare bureaus en ergonomische bureaustoelen die aanpasbaar zijn aan de lichaamsmaten van de gebruiker. De bureaustoelen bij OPNIEUW! voldoen aan de normen. Aan welke norm een bureaustoel voldoet staat in de extra informatie benoemd.

• Flexibiliteit en modulair meubilair

Bij een flexwerkplek is het van belang dat het meubilair en de indeling gemakkelijk aanpasbaar zijn om te voldoen aan de veranderende behoeften van verschillende medewerkers. Meubilair dat makkelijk in en uit elkaar te halen is door losse onderdelen en/ of verplaatsbare scheidingswanden kunnen daarbij helpen.

• Persoonlijke opbergruimte

Ondanks een gedeelde flexplek is het van belang dat medewerkers persoonlijke opbergruimte hebben voor documenten en persoonlijke items. Dit kan in de vorm zijn van afsluitbare kasten en/ of lades. Dit helpt daarnaast ook het behouden van orde en veiligheid.

• Akoestische maatregelen

In een flexibele werkomgeving is goede (circulaire) akoestiek een must. Dit om geluidsoverlast te verminderen en privacy te bieden. Circulaire akoestiek kan worden bereikt door het plaatsen van akoestische panelen en scheidingswanden, en afzonderlijke stiltezones.

• Toegankelijke locaties voor samenwerking

Het is belangrijk om te zorgen voor een combinatie tussen individuele werkplekken en samenwerkingsplekken waar gecommuniceerd kan worden met collega’s. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan staande overlegpunten, flexibele vergaderruimtes en informele zitjes in de wandelgangen of kantine.

• Duurzaamheid

Duurzaamheid komt naar voren bij alle bovengenoemde punten. Het is namelijk belangrijk om energiezuinige apparaten te gebruiken, afval te minimaliseren en daarnaast duurzame materialen te gebruiken voor het meubilair, denk aan refurbished meubilair of circulaire oplossingen.

De voordelen van flexwerkplekken

Een aantal voordelen bij het inrichten van flexwerkplekken zijn sociale interactie, minder drukte op kantoor en kostenbesparing. Het niet hebben van een vaste werkplek zorgt ervoor dat medewerkers vaker met verschillende collega’s in contact komen, dit bevordert de sociale interactie binnen de organisatie. Doordat een deel van de medewerkers thuiswerkt, heb je minder geluidsoverlast. Dit leidt weer tot betere concentratiemogelijkheden en hogere productiviteit. Een goede en duurzame akoestiek blijft echter essentieel om een prettige werkomgeving te waarborgen. Door hybride werkmodellen en het inzetten van flexwerkplekken, verminder je niet alleen de behoefte aan werkplekken, maar ook benodigdheden zoals bureaustoelen, bureaus en ICT-apparatuur. Je maakt dus optimaal gebruik van de beschikbare werkplekken.

Hoe richt je jouw kantoor flexibel in?

1. Analyseer de werkprocessen: begin met het in kaart brengen van de verschillende werkprocessen binnen je organisatie. Identificeer welke taken concentratie vereisen en welke juist baat hebben bij samenwerking.
2. Creëer verschillende werkzones: deel het kantoor in verschillende zones in, elk ontworpen voor specifieke taken. Denk aan samenwerkingszones met flexibele zitjes voor brainstormsessies, stilte zones voor geconcentreerd werk en ontspanningszones voor pauzes.
3. Investeer in modulair meubilair: kies voor meubels die gemakkelijk aangepast en verplaatst kunnen worden, zoals verstelbare bureaus, instelbare bureaustoelen en opklapbare vergadertafels.
4. Zorg voor technische ondersteuning: zorg voor voldoende stopcontacten en de mogelijkheid om persoonlijke apparaten gemakkelijk aan te sluiten.
5. Implementeer slimme opbergoplossingen: bied persoonlijke opbergmogelijkheden om spullen veilig op te bergen.
6. Integreer groen en natuurlijk licht: zorg voor voldoende ramen en voeg planten toe voor een verhoging van welzijn en productiviteit.
7. Faciliteer akoestische oplossingen: gebruik akoestische panelen, scheidingswanden en andere materialen om het geluid te beheersen.
8. Stimuleer beweging en staand werken: creëer ruimtes waarbij medewerkers staand met zittend werken of vergaderen kunnen afwisselen.
9. Betrek medewerkers bij het ontwerp: luister naar de wensen en behoeften van je medewerkers voor waardevolle inzichten.
10. Denk aan duurzaamheid: kies voor duurzame materialen en meubels, niet alleen voor de aarde, maar ook om de bedrijfscultuur te versterken en bij te dragen aan een positief bedrijfsimago.

Door deze stappen te volgen, creëer je een kantooromgeving die niet alleen voldoet aan de eisen van flexibiliteit en hybride werken, maar ook een inspirerende en productieve plek is voor medewerkers. Kortom: inrichten met flexwerkplekken.